Il contesto imprenditoriale nel quale viviamo oggi obbliga spesso le imprese a ripensare alle proprie spese, adottando spesso la logica del “more with less”: realizzare di più ottimizzando al massimo le risorse.

L'affitto mensile di uffici e magazzini è spesso una delle voci di spesa più onerose e importanti, così come i pagamenti ai fornitori. Ma fortunatamente sono anche tra i primi costi su cui si può lavorare per ridurli. Come? Anzitutto negoziando una riduzione del canone di affitto o dei termini di pagamento.

Prima di addentrarci nelle strategie di negoziazione utili alle PMI però è bene fare chiarezza sull’importanza di avere a disposizione una parte di liquidità da investire nella crescita. Questa liquidità prende il nome di capitale circolante.

Più capitale circolante, più denaro disponibile

La disponibilità di denaro di un'impresa viene definita “capitale circolante”, ovvero la differenza tra le attività di un’impresa (i beni economici posseduti dall’azienda) e le sue passività (i costi che l’azienda deve sostenere per poter mandare avanti la propria attività). Maggiore è il capitale circolante, maggiore è il denaro disponibile.

Avere un occhio di riguardo per il capitale circolante della propria impresa può portare molti benefici. Per esempio, con più capitale circolante si può rafforzare il proprio potere di negoziazione, collaborare con i fornitori, estendere termini di pagamento, aumentare i periodi di garanzia o addirittura sospendere un po' di inventario in conto vendita.

Ma quindi come fanno le PMI ad avere maggiore capitale circolante? Di seguito vi proponiamo due strategie.

Come negoziare la riduzione del canone di affitto

Per molte aziende, pagare l'affitto commerciale per uffici o magazzini ha un costo significativo. Per questa ragione, una strategia utile ad aumentare il proprio capitale circolante potrebbe essere quella di negoziare una riduzione del canone di affitto.

Tuttavia, affinché il proprietario sia propenso ad accettare la negoziazione, le aziende devono pensare a una soluzione che metta entrambi in una condizione favorevole, come ad esempio l’impegno da parte dell’inquilino di prolungare il contratto di locazione. Una proprietà commerciale vuota infatti potrebbe costare molto ai proprietari in termini di assicurazione, tariffe commerciali e spese di recupero crediti.

Le strategie possono essere diverse:

• Nel caso di canoni mensili, può essere concordato un pagamento trimestrale.

• Nel caso invece di pagamenti su base trimestrale, i 3 mesi successivi potrebbero essere ripartiti sui 6 mesi successivi.

• Se l’obiettivo è una riduzione del canone per far fronte ad altri investimenti, si può prendere in considerazione l’ipotesi di pagare la differenza in un secondo momento.

• Un’ultima possibilità è quella di basare l'affitto sul fatturato, temporaneamente o permanentemente.

Come rimandare i pagamenti

La gestione delle tempistiche dei pagamenti è una seconda strategia che se attuata con le giuste modalità può portare ad ottimi risultati. Poiché la gestione dei pagamenti ai fornitori è una funzione di back-office, non sempre viene considerata come possibile strategia dagli imprenditori. Spesso i pagamenti passano in secondo piano rispetto alla priorità di competere e di investire nella crescita della propria attività.

Quando si tratta di ottimizzare il capitale circolante, ci sono due operazioni che le PMI possono mettere in atto. Da una parte, rimandare il pagamento di debiti potrebbe essere un piano vincente: estendendo la risoluzione dei pagamenti è possibile avere a disposizione maggiore liquidità da investire nel breve termine.

Sfortunatamente, questo approccio non è sempre quello migliore. In alcuni casi infatti, ritardare il pagamento può incidere sui rapporti con i fornitori. Dall’altra parte invece, pagare in anticipo a volte può produrre vantaggi sostanziali in situazioni in cui i fornitori offrono riduzioni dei costi per pagamento anticipato. 

Come scegliere la strada migliore?

Per determinare il miglior piano di azione, le aziende devono adottare un approccio più strategico per la gestione dei debiti.

Negoziare i termini di pagamento con i fornitori 

Gestire le negoziazioni di pagamento e mantenere un buon rapporto tra fornitori e clienti è molto importante, oltre che un processo delicato. Di seguito alcuni consigli pratici su come negoziare nel miglior modo possibile i termini di pagamento con i fornitori.

Essere aperti all’ascolto prima di negoziare

Questo aspetto è valido per entrambe le parti. Comprendendo le esigenze di ciascuna parte infatti, è possibile preparare il terreno per la negoziazione valutando al meglio quali sono gli aspetti su cui puntare la negoziazione.

Negoziare l’offerta di un piano di pagamento

Dopo aver stabilito quali sono le esigenze di ciascuna parte, è possibile negoziare un piano di pagamento favorevole a entrambi. Questo piano potrebbe tradursi nel pagare una parte della merce in anticipo, e una parte all’arrivo, piuttosto che rateizzare il pagamento, trovando una soluzione che sia comoda per tutti e due.

Compromesso sulle scadenze

Valutare di estendere il pagamento da 30 a 60 giorni può trasformarsi in un compromesso a 45 giorni, portando a vantaggi per entrambi.

Valutare la richiesta di un finanziamento

Se negoziare o allungare i pagamenti rischia di farti spendere più denaro e fatica di quanto non vorresti, o addirittura di guastare i rapporti con i tuoi fornitori, valuta di richiedere un finanziamento a scadenza breve. Soluzioni di finanziamento come X Instant o X Garantito infatti ti permettono di pagare subito affitti e fornitori, facendo rientrare la restituzione del prestito nel capitale circolante della tua azienda.

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