Informativa Privacy – Supporto tramite Chat e Canale Voice

Banca AideXa S.p.A. (nel seguito, il "Titolare" o "AideXa"), ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (nel seguito, "GDPR"), Le rilascia le informazioni relative al trattamento dei Suoi dati personali (nel seguito, "Dati"), i quali saranno trattati con le modalità e per le finalità nel seguito indicate.

La presente informativa si intende resa nei confronti degli utenti che utilizzeranno la chat e/o il canale voice messi a disposizione da AideXa sull’onboarding accessibile tramite il sito www.aidexa.it, sia che si tratti di nuovi utenti in fase di onboarding, sia che si tratti di clienti già acquisiti.

Tramite la chat e il canale voice, gli utenti possono ricevere informazioni e supporto (es. chiarimenti sulle procedure di onboarding, supporto tecnico, etc.) attraverso un assistente virtuale basato su intelligenza artificiale, che risponde in base a fonti definite dal Titolare stesso.

La informiamo che sta interagendo con un sistema automatizzato e non con un operatore umano; qualora lo desideri, può sempre richiedere di essere messo in contatto con un operatore di AideXa tramite i canali mail info@aidexa.it e telefono di assistenza 02 872 937 00.

Titolare del trattamento

Banca AideXa S.p.A.

Indirizzo: Via Cusani n. 10 – 20121, Milano;

C.F. e P.IVA: 00691500706;

Indirizzo PEC: aidexa@legalmail.it

Responsabile per la protezione dati (DPO)

Indirizzo e-mail: dpo.aidexa@legalmail.it

Dati personali trattati (“Dati comuni”)

I Dati raccolti e trattati dal Titolare sono, in parte, forniti direttamente dall'interessato nell'ambito dell'utilizzo della chat e del canale voice (nome e cognome, registrazione audio qualora l'utente scelga il canale voice, numero della pratica, numero di telefono e ulteriori dati condivisi in fase di richiesta) e, qualora l'utente sia già cliente AideXa, possono altresì includere informazioni relative alla pratica già presenti nei sistemi gestionali interni del Titolare, consultate al fine di fornire un'assistenza più puntuale.

Ai fini della minimizzazione dei dati, si segnala che, prima dell'invio del testo della conversazione al modello di intelligenza artificiale per l'elaborazione della risposta, i riferimenti a nome e cognome dell'interessato vengono automaticamente rimossi in tempo reale.

Nel corso del perseguimento delle finalità indicate nella presente informativa, AideXa raccomanda all'interessato di non condividere Dati ulteriori rispetto a quelli sopra indicati e, in particolare, di non trasmettere informazioni riconducibili a categorie particolari di dati, quali dati relativi al proprio stato di salute, orientamento sessuale, convinzioni religiose, etc. Pertanto, si invita l'interessato a non conferire tali tipologie di dati nel corso dell'utilizzo della chat e del canale voice.

Trattamento dei dati 

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I Dati vengono raccolti e trattati dal Titolare per le seguenti finalità:

a) fornire un riscontro alle richieste di informazioni pervenute relative ai servizi di AideXa richiesti dall'interessato. Il trattamento dei Dati, raccolti nel corso dell'utilizzo della chat e del canale voice, consente ad AideXa di fornire un immediato riscontro attraverso un assistente virtuale basato su intelligenza artificiale generativa. Tale strumento permette un'interazione via chat e/o vocale e consente di gestire, in modo efficiente e tempestivo, le richieste;

b) migliorare i servizi offerti agli utenti. Le telefonate, gestite tramite il canale voice, saranno registrate . Le telefonate e la chat saranno oggetto di trascrizione e successiva analisi da parte di soggetti autorizzati al fine di migliorare il servizio reso, ivi compreso il funzionamento del sistema di intelligenza artificiale;

c) accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare in sede giudiziale o stragiudiziale.

Si precisa che il sistema di intelligenza artificiale utilizzato non adotta alcuna decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato che produca effetti giuridici sull'interessato o che incida in modo analogamente significativo sulla Sua sfera giuridica (es. non decide in merito all'erogazione di finanziamenti o servizi bancari), limitandosi a fornire supporto informativo e assistenza.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Per la finalità di cui alla lett. a), la base giuridica del trattamento di dati personali comuni è l'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte, ovvero, per gli utenti in fase di onboarding non ancora clienti, l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato, ai sensi dell'art. 6(1)(b) del GDPR.

Per la finalità di cui alla lett. b), la base giuridica del trattamento di dati comuni è il legittimo interesse del Titolare ex art. 6(1)(f) del GDPR, consistente nel miglioramento dei servizi offerti agli utenti.

Per la finalità di cui alla lett. c), la base giuridica del trattamento di dati comuni è il legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti in sede giudiziale ex art. 6(1)(f) del GDPR.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I Dati trattati per la finalità di cui alla lett. a) sono conservati dal Titolare per 12 (dodici) mesi;

I Dati trattati per la finalità di cui alla lett. b) (registrazioni e trascrizioni) sono conservati dal Titolare per 12 (dodici) mesi;

I Dati trattati per la finalità di cui alla lett. c) sono conservati fino all'esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione/passaggio in giudicato di una sentenza definitiva.

Fonte dei dati e obbligatorietà del conferimento dei dati

Il Titolare riceve i Dati direttamente dall'interessato in fase di invio della richiesta di informazioni tramite il canale chat o voice e, per gli utenti già clienti, anche dai propri sistemi gestionali interni contenenti informazioni sulla pratica in essere.

Il conferimento dei Dati per la finalità a) è obbligatorio. Un eventuale rifiuto al conferimento degli stessi, infatti, non consentirebbe al Titolare di fornire un riscontro alla richiesta di informazioni pervenuta.

Il conferimento dei Dati per la finalità b) è necessario; l'interessato potrà opporsi al trattamento scrivendo al Titolare all'indirizzo dpo.aidexa@legalmail.it, fermo restando che tale rifiuto non inficia il rapporto precontrattuale o contrattuale.

Il conferimento dei Dati per la finalità c) è necessario per accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare in sede di risoluzione stragiudiziale e/o giudiziale; l'interessato potrà opporsi inviando una mail all'indirizzo sopra indicato, salvo l'esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell'interessato oppure per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Destinatari dei dati

I Dati possono essere condivisi con i seguenti destinatari:   

a) soggetti che agiscono in qualità di responsabili del trattamento, quali, a titolo esemplificativo, società incaricate dello sviluppo e della fornitura degli applicativi informatici, strumentali all’erogazione dei servizi;

b) soggetti, enti o autorità a cui sia obbligatorio comunicare i dati in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità, o per prevenire e/o individuare eventuali attività fraudolente o abusi.

Soggetti autorizzati al trattamento

I Dati possono essere trattati dai dipendenti delle funzioni aziendali deputate al perseguimento delle finalità sopra indicate, i quali sono stati espressamente autorizzati al trattamento e hanno ricevuto adeguate istruzioni operative.

Trasferimento Dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo

Alcuni dei dati personali potrebbero essere condivisi con destinatari stabiliti al di fuori dello Spazio Economico Europeo. AideXa assicura che il trattamento dei Dati da parte di questi destinatari avviene nel rispetto del GDPR. Invero, i trasferimenti si possono basare su una decisione di adeguatezza, sulle Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea o su un’altra idonea base giuridica.

Diritti dell'Interessato - reclamo all’Autorità di controllo

Contattando il Titolare all’indirizzo di posta elettronica dpo.aidexa@legalmail.it l’interessato può chiedere, in ogni momento:

  • l’accesso ai Dati che lo riguardano (art. 15 del GDPR);

  • la loro rettifica ed integrazione (art. 16 del GDPR);

  • la cancellazione degli stessi (art. 17 del GDPR);

  • la limitazione del trattamento (art. 18 del GDPR);

  • la ricezione dei Dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, nonché, se tecnicamente fattibile, di trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti (“diritto alla portabilità dei Dati”, art. 20 del GDPR);

  • di opporsi al trattamento nelle ipotesi di legittimo interesse del Titolare (art. 21 del GDPR).

L’interessato ha, altresì, il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente, ai sensi dell’art. 77 del GDPR, qualora ritenga che il trattamento dei Suoi Dati sia in contrasto con la normativa in vigore.